Esta semana estaba leyendo un articulo muy interesante del blog Mejores Proyectos, sobre como elaborar minutas de reunión y me pareció tan acertado, que me provocó compartirlo con ustedes. Haciendo mis aportaciones, claro está!

Una minuta, no es mas que el registro escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas mas personas.
Las minutas de reuniones, pueden ser tomadas a mano, pero es preferible luego dejarlas asentadas a maquina, y firmadas por todos los asistentes.

Una minuta de reunión, no es mas que el registro escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas mas personas.

Nos servirá, no solo para recordar los acuerdos a los que se llegó en dicha reunión, sino como medio de información para aquellos que no pudieron asistir.

Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:

1. Identificación de la reunión.

Conformado por el código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización, cargo y nro. de contacto).

2. Issues tratados.

Consiste en una lista de issues (o asuntos) tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto a cada issue, descripción y decisiones tomadas.

NOTA: Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.

3. Responsabilidad del documento.

Obligatoriamente con los campos: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.

Al fin y al cabo, una minuta no es mas que poner en papel, las decisiones tomadas durante una reunión.

Formato de Minutas de Reunión

El modelo o formato a utilizar para la minuta de reunión variará según las necesidades del proyecto o gustos personales.

Aquí te dejo este formulario para que puedas descargarlo GRATUITAMENTE.

Minuta de Reunion.
Modelo estándar de Minuta de Reunión.

IMPORTANTE: Siempre es buena idea, entregar una copia de la minutas de reunión a cada uno de los asistentes de la reunión.

(si quieres descargar la minuta, haz clic aquí)


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Un comentario en “Minutas de Reunión en los Proyectos. (Formato Descargable).

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