Esta semana estaba leyendo un articulo muy interesante del blog Mejores Proyectos, sobre como elaborar minutas de reunión y me pareció tan acertado, que me provocó compartirlo con ustedes. Haciendo mis aportaciones, claro está!
Una minuta de reunión, no es mas que el registro escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas mas personas.
Nos servirá, no solo para recordar los acuerdos a los que se llegó en dicha reunión, sino como medio de información para aquellos que no pudieron asistir.
Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:
1. Identificación de la reunión.
Conformado por el código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización, cargo y nro. de contacto).
2. Issues tratados.
Consiste en una lista de issues (o asuntos) tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto a cada issue, descripción y decisiones tomadas.
NOTA: Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.
3. Lista de Acciones.
Las Reuniones de Proyecto no son importante por si solas, lo importante de ellas son las decisiones que toman, y las acciones que se ejecutaran en relación a los Asuntos Tratados.
Es imprescindible culminar cada minuta de reunión con una lista de tareas o acciones que se llevaran a cabo como consecuencia de lo que se ha discutido en la reunión. Debemos poner claramente por escrito cuales son estas acciones, quien las ejecutará o será responsable de ellas, y una fecha estimada para su ejecución.
4. Responsabilidad del documento.
Obligatoriamente con los campos: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.
Al fin y al cabo, una minuta no es mas que poner en papel, las decisiones tomadas durante una reunión.
Formato de Minutas de Reunión
El modelo o formato a utilizar para la minuta de reunión variará según las necesidades del proyecto o gustos personales.
Sin embargo, es más sencillo tener un formato estándar que abarque todos los puntos anteriormente explicados.
IMPORTANTE: Siempre es buena idea, entregar una copia de la minutas de reunión a cada uno de los asistentes de la reunión.
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Gracias, muy claro el concepto
Gracias me resulto muy esclarecedor, soy secretaria principiante y me es muy util el formato de minuta para mi trabajo .
Gracias Magalys por tu visita… La idea con mi blog es precisamente explicar algunas cosas y ayudar en el camino.