Esta semana estaba leyendo un articulo muy interesante del blog Mejores Proyectos, sobre como elaborar minutas de reunión y me pareció tan acertado, que me provocó compartirlo con ustedes. Haciendo mis aportaciones, claro está!

Una minuta, no es mas que el registro escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas mas personas.
Las minutas de reuniones, pueden ser tomadas a mano, pero es preferible luego dejarlas asentadas a maquina, y firmadas por todos los asistentes.

Una minuta de reunión, no es mas que el registro escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas mas personas.

Nos servirá, no solo para recordar los acuerdos a los que se llegó en dicha reunión, sino como medio de información para aquellos que no pudieron asistir.

Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:

1. Identificación de la reunión.

Conformado por el código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización, cargo y nro. de contacto).

2. Issues tratados.

Consiste en una lista de issues (o asuntos) tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto a cada issue, descripción y decisiones tomadas.

NOTA: Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.

3. Lista de Acciones.

Las Reuniones de Proyecto no son importante por si solas, lo importante de ellas son las decisiones que toman, y las acciones que se ejecutaran en relación a los Asuntos Tratados.

Es imprescindible culminar cada minuta de reunión con una lista de tareas o acciones que se llevaran a cabo como consecuencia de lo que se ha discutido en la reunión. Debemos poner claramente por escrito cuales son estas acciones, quien las ejecutará o será responsable de ellas, y una fecha estimada para su ejecución.

4. Responsabilidad del documento.

Obligatoriamente con los campos: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.

Al fin y al cabo, una minuta no es mas que poner en papel, las decisiones tomadas durante una reunión.

Formato de Minutas de Reunión

El modelo o formato a utilizar para la minuta de reunión variará según las necesidades del proyecto o gustos personales.

Sin embargo, es más sencillo tener un formato estándar que abarque todos los puntos anteriormente explicados.

Formato de Minuta Fácil de Llenar

IMPORTANTE: Siempre es buena idea, entregar una copia de la minutas de reunión a cada uno de los asistentes de la reunión.


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3 comentarios en «Minutas de Reunión de Proyectos. (Incluye Formato de Ejemplo).»

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